Cyprus UBO-register: Essentiële Gids voor Naleving van Uiteindelijke Begunstigde Eigendom

Inleiding

In de wereldwijde context van het versterken van transparantie en het bestrijden van witwassen van geld uit illegale activiteiten, heeft Cyprus het Register van Begunstigde Eigenaren (UBO-register) opgericht. Het UBO-register is een cruciaal regulerend mechanisme dat is ontworpen om individuen te identificeren die uiteindelijk controle hebben over en profiteren van Cypriotische bedrijven en andere juridische entiteiten in Cyprus. Deze initiatief sluit aan bij de richtlijnen van de Europese Unie, met name de Vierde en Vijfde Richtlijnen ter Bestrijding van Witwassen van Geld, en versterkt het regelgevend kader voor het bestrijden van financiële misdrijven.

Wat is het Cyprus UBO-register?

Het UBO-register is een elektronisch register dat wordt beheerd door de Registrateur van Bedrijven. Dit register legt de uiteindelijke begunstigde eigenaren (UBO) van alle Cypriotische bedrijven en bepaalde andere juridische entiteiten die in Cyprus zijn geregistreerd vast. Dit initiatief is bedoeld om transparantie te bevorderen door de informatie die in het register is vastgelegd alleen toegankelijk te maken voor staatsregulerende autoriteiten en specifieke entiteiten, waarmee Cyprus zijn verplichtingen onder de EU-wetgeving ter bestrijding van witwassen van geld (AML) nakomt.

Het UBO-register stelt entiteiten in staat om de details van individuen die een aanzienlijk eigendomsbelang of controle binnen een Cypriotisch bedrijf hebben, in te dienen en periodiek bij te werken, waardoor Cyprus zijn verdediging tegen financiële misdrijven versterkt en zijn reputatie als een veilige jurisdictie voor internationale handel verbetert.

Wie Moet Registreren?

Alle bedrijven en vennootschappen die zijn geregistreerd onder de Cypriotische Bedrijvenwet, Cap. 113, moeten de details van de begunstigde eigendom openbaar maken, tenzij ze zijn vrijgesteld. Entiteiten die verplicht zijn om te registreren zijn onder andere:

• Bedrijven die zijn opgericht of geregistreerd in Cyprus.
• Europese naamloze vennootschappen (SE).
• Vennootschappen (zowel algemene als beperkte vennootschappen).

Entiteiten die niet aan deze vereiste zijn onderworpen, zijn onder andere:

• Beursgenoteerde bedrijven die onder de EU-openbaarmakingsnormen of equivalente internationale regelgeving vallen.
• Entiteiten die in liquidatie zijn of waarvan de uitschrijving is gestart op of na 12 maart 2021.
• Buitenlandse bedrijven met een vestiging in Cyprus.

Wie Wordt Beschouwd als Een Begunstigde Eigenaar?

Volgens de AML-wet is een "begunstigde eigenaar" elke natuurlijke persoon die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsrechten van een Cypriotisch bedrijf bezit, direct of indirect, of equivalente controle uitoefent. Deze definitie is ook van toepassing als het eigendom indirect is, bijvoorbeeld via andere juridische entiteiten of trusts.

In gevallen waar:

• Geen enkele persoon voldoet aan de criteria voor een begunstigde eigenaar, moeten in plaats daarvan de details van de senior managementfunctionarissen worden verstrekt.
• De structuur van de begunstigde eigendom trusts, stichtingen of vergelijkbare regelingen omvat, zijn aanvullende openbaarmakingen voor trustees, stichters en begunstigden vereist.

Vereiste Informatie voor het UBO-register

De ingediende informatie voor elke begunstigde eigenaar moet uitgebreid en actueel zijn, inclusief:

• Persoonlijke Gegevens: Volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, woonadres en identificatiedocumentgegevens.
• Eigendom Gegevens: Aard en omvang van het begunstigde belang, met specificatie van het percentage van de aandelen of stemrechten, of andere soorten controle.
• Historische Gegevens: Data waarop een individu begunstigde eigenaar werd of stopte met het zijn van een begunstigde eigenaar, of wanneer eerder openbaar gemaakte informatie veranderde.

Voor complexe eigendomsstructuren die trusts of stichtingen omvatten, moeten ook de details van elke trustee, stichter en begunstigde worden openbaar gemaakt.

Belangrijke Deadlines en Rapportagevereisten

Cypriotische entiteiten moeten voldoen aan specifieke deadlines voor het openbaar maken en bijwerken van informatie over hun begunstigde eigenaar:

• Nieuwe Registraties: Binnen 90 dagen na hun oprichting moeten Cypriotische entiteiten overgaan tot de registratie van informatie over het pragmatische eigendom.
• Wijzigingen in Eigendom: Wanneer er een wijziging in het eigendom van een Cypriotische entiteit is, moet de Cypriotische entiteit, binnen 45 dagen na de wijziging, deze wijzigingen registreren.
• Jaarlijkse Bevestiging: Elke Cypriotische onderneming heeft een jaarlijkse verplichting om de nauwkeurigheid van de geregistreerde informatie te bevestigen. Deze update moet plaatsvinden tussen 1 oktober en 31 december van elk jaar.

Boetes voor Niet-naleving

Cyprus entiteiten en hun functionarissen die niet voldoen aan de UBO-rapportageverplichtingen, worden geconfronteerd met automatische boetes, waaronder:

• Initiële Boete: €200 voor niet-naleving.
• Dagelijkse Accumulatie: €100 voor elke dag van voortdurende niet-naleving, met een maximum van €20.000.

In ernstige gevallen, met name waar functionarissen nalatigheid of opzettelijke niet-naleving aantonen, kan er ook strafrechtelijke aansprakelijkheid zijn. Functionarissen kunnen boetes vermijden als ze kunnen aantonen dat ze de nodige zorgvuldigheid hebben betracht bij het vervullen van deze verplichtingen.

Toegang tot het UBO-register

Toegang tot het UBO-register (en tot de informatie die elke onderneming registreert) is niet openbaar, maar is strikt beperkt. In het bijzonder:

• Autoriteiten en Toezichthoudende Entiteiten: Bevoegde autoriteiten, zoals de Financial Intelligence Unit (FIU), Douane, Belastingdienst en de Politie, hebben onbeperkte toegang.
• Verplichte Entiteiten: Banken, accountants en andere professionals die due diligence op klanten uitvoeren, kunnen toegang krijgen tot het Register als onderdeel van AML-procedures.
• Openbare Toegang: Na een recente uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie is de openbare toegang momenteel beperkt, ter bescherming van de privacy van begunstigde eigenaren.

Praktische Overwegingen voor Naleving

Om te zorgen voor naleving van de UBO-verplichtingen, moeten Cypriotische entiteiten:

• Identificeer Begunstigde Eigenaren Vroeg: Ze moeten eigendomsstructuren herzien om begunstigde eigenaren te identificeren en de nauwkeurigheid van gegevens te waarborgen.
• Regelmatig Monitoren en Bijwerken: Interne processen implementeren om wijzigingen in de begunstigde eigendom te monitoren en updates binnen de gespecificeerde termijn te rapporteren.
• Professionele Begeleiding Zoeken: Raadplegen van juridische en compliance-experts kan het rapportageproces stroomlijnen en het risico op boetes verminderen.

Conclusie

Het Cyprus UBO-register markeert een cruciale stap in de richting van het verbeteren van de bedrijfsdoorzichtigheid en naleving van wereldwijde normen voor het bestrijden van witwassen van geld in Cyprus. Door deze vereisten te begrijpen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze voldoen en bijdragen aan een transparante zakelijke omgeving in Cyprus. Voor verdere assistentie bij het voldoen aan de verplichtingen van het UBO-register staat ons team bij Polycarpos Philippou & Associates LLC klaar om u door elke stap van het proces te begeleiden.