Registro UBO di Cipro: Guida Essenziale alla Conformità sulla Proprietà Beneficiaria

Introduzione

In un contesto globale di rafforzamento della trasparenza e di lotta contro il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite, Cipro ha creato il Registro dei Beneficiari Effettivi (Registro UBO). Il Registro UBO è un meccanismo normativo critico progettato per identificare le persone che controllano e beneficiano in ultima istanza delle società cipriote e di altre entità legali a Cipro. Questa iniziativa allinea Cipro con le direttive dell'Unione Europea, in particolare la Quarta e la Quinta Direttiva Antiriciclaggio, e rafforza il quadro normativo per combattere i crimini finanziari.

Che cos'è il Registro UBO di Cipro?

Il registro UBO è un registro elettronico gestito dal Registro delle Imprese. Il suddetto registro registra i beneficiari effettivi (UBO) di tutte le società cipriote e di alcune altre entità legali registrate a Cipro. Questa iniziativa mira a promuovere la trasparenza rendendo le informazioni registrate nel registro accessibili solo alle autorità di regolamentazione statali e a entità specifiche, adempiendo agli obblighi di Cipro ai sensi della legislazione dell'UE sul riciclaggio di denaro (AML).

Il Registro UBO consente alle entità di presentare e aggiornare periodicamente i dettagli delle persone che detengono un interesse di proprietà significativo o controllo all'interno di una società cipriota, aiutando Cipro a rafforzare le proprie difese contro il comportamento finanziario illecito e migliorare la propria reputazione come giurisdizione sicura per gli affari internazionali.

Chi deve registrarsi?

Tutte le società e le partnership registrate ai sensi della Legge sulle Società di Cipro, Cap. 113, devono divulgare i dettagli sulla proprietà benefica a meno che non siano esentate. Le entità tenute a registrarsi includono:

• Società costituite o registrate a Cipro.
• Società per azioni europee (SE).
• Partnership (sia generali che limitate).

Le entità non soggette a questo requisito includono:

• Società quotate in borsa soggette agli standard di divulgazione dell'UE o a regolamenti internazionali equivalenti.
• Entità in fase di liquidazione o cancellazione avviata il 12 marzo 2021 o successivamente.
• Società estere con una filiale a Cipro.

Chi è considerato un beneficiario effettivo?

Secondo la Legge AML, un "beneficiario effettivo" è qualsiasi persona fisica che possiede più del 25% delle azioni, dei diritti di voto o dei diritti di proprietà di una società cipriota, direttamente o indirettamente, o esercita un controllo equivalente. Questa definizione si applica anche se la proprietà è indiretta, come attraverso altre entità legali o trust.

Nei casi in cui:

• Nessun individuo soddisfi i criteri per essere considerato un beneficiario effettivo, devono essere forniti i dettagli dei funzionari di alta direzione.
• La struttura di proprietà benefica coinvolga trust, fondazioni o disposizioni simili, sono richieste ulteriori divulgazioni per i fiduciari, i fondatori e i beneficiari.

Informazioni richieste per il Registro UBO

Le informazioni presentate per ciascun beneficiario effettivo devono essere complete e aggiornate, includendo:

• Dettagli personali: Nome completo, data di nascita, nazionalità, indirizzo di residenza e dettagli del documento di identificazione.
• Dettagli di proprietà: Natura e ampiezza dell'interesse benefico detenuto, specificando la percentuale di azioni o diritti di voto, o altri tipi di controllo.
• Dati storici: Date che segnano quando un individuo è diventato o ha cessato di essere un beneficiario effettivo, o quando le informazioni precedentemente divulgate sono cambiate.

Per strutture di proprietà complesse che coinvolgono trust o fondazioni, devono essere divulgati anche i dettagli di ciascun fiduciario, fondatore e beneficiario.

Scadenze chiave e requisiti di reporting

Le entità cipriote devono rispettare scadenze specifiche per divulgare e aggiornare le informazioni sul loro beneficiario effettivo:

• Nuove registrazioni: Entro 90 giorni dalla loro formazione, le entità cipriote dovranno procedere con la registrazione delle informazioni sulla proprietà pragmatica.
• Cambiamenti nella proprietà: In caso di cambiamento nella proprietà di un'entità cipriota, l'entità cipriota deve, entro 45 giorni dal cambiamento, procedere a registrare tali cambiamenti.
• Conferma annuale: Ogni società cipriota ha l'obbligo annuale di riconfermare l'accuratezza delle informazioni che ha registrato. Questo aggiornamento deve essere effettuato tra il 1 ottobre e il 31 dicembre di ogni anno.

Sanzioni per non conformità

Le entità cipriote e i loro funzionari che non rispettano gli obblighi di reporting UBO affrontano multe automatiche, tra cui:

• Multa iniziale: €200 per non conformità.
• Accumulo giornaliero: €100 per ogni giorno di non conformità continuativa, fino a un massimo di €20.000.

Nei casi gravi, in particolare quando i funzionari dimostrano negligenza o non conformità deliberata, può esserci anche responsabilità penale. I funzionari possono evitare sanzioni se possono dimostrare di aver esercitato la dovuta diligenza nel soddisfare questi obblighi.

Accesso al Registro UBO

L'accesso al registro UBO (e alle informazioni che ciascuna società registra) non è pubblico ma è invece rigorosamente limitato. In particolare:

• Autorità e Entità di Vigilanza: Le autorità competenti, come l'Unità di Intelligenza Finanziaria (FIU), le Dogane, il Dipartimento delle Tasse e la Polizia, hanno accesso illimitato.
• Entità obbligate: Banche, commercialisti e altri professionisti che effettuano la due diligence sui clienti possono accedere al Registro come parte delle procedure AML.
• Accesso pubblico: A seguito di una recente sentenza della Corte di Giustizia dell'Unione Europea, l'accesso pubblico è attualmente limitato, proteggendo la privacy dei beneficiari effettivi.

Considerazioni pratiche per la conformità

Per garantire la conformità agli obblighi UBO, le entità cipriote dovrebbero:

• Identificare i beneficiari effettivi in anticipo: Dovrebbero rivedere le strutture di proprietà per identificare i beneficiari effettivi e garantire l'accuratezza dei dati.
• Monitorare e aggiornare regolarmente: Implementare processi interni per monitorare i cambiamenti nella proprietà benefica e riportare gli aggiornamenti entro il termine specificato.
• Cercare assistenza professionale: Consultare esperti legali e di conformità può semplificare il processo di reporting e mitigare il rischio di sanzioni.

Conclusione

Il Registro UBO di Cipro segna un passo cruciale verso il miglioramento della trasparenza aziendale e della conformità agli standard globali per combattere il riciclaggio di denaro a Cipro. Comprendendo questi requisiti, le aziende possono garantire la conformità e contribuire a un ambiente commerciale trasparente a Cipro. Per ulteriore assistenza sulla conformità agli obblighi del Registro UBO, il nostro team di Polycarpos Philippou & Associates LLC è qui per guidarti in ogni fase del processo.